По словам заместителя губернатора Югры Алексея Путина, на сегодняшний день проделана большая работа по созданию необходимых условий для проведения форума. 
– С учетом санитарно-эпидемиологических и противопожарных требований осуществляется работа по благоустройству палаточного лагеря. Запущен процесс приобретения оборудования, материалов, инвентаря. По итогам проведенных торгов определены обслуживающие компании, проходит организационная работа по приглашению в качестве почетных гостей форума представителей органов исполнительной, законодательной, государственной власти, нефтегазодобывающих компаний, бизнес-структур, руководителей средств массовой информации окружного и федерального уровня – подчеркнул Алексей Путин. 
В свою очередь заместитель директора Департамента образования и молодёжной политики Югры Антон Тимкин, подчеркнул, что первая смена (с 20 по 25 июня) будет для ребят с УРФО, а вторая (с 25 по 30 июня) станет международной. 
- На 17 мая подано 1885 заявок на участие. Наибольшее число участников – 1473 – представители Уральского Федерального округа (из них 761 югорчанин), остальные – ребята из 42 регионов России и 14 стран мира. Уже известно, что к нам приедут молодёжные активисты из Белоруссии, Казахстана, Украины, Польши, Латвии, Германии, Египта, Израиля, Индонезии и Ирака – отметил Антон Тимкин. 
Как было замечено в презентации форума – он пройдёт на территории старого аэропорта города Нефтеюганска и займёт площадь в 13,5 гектара. Участники форума будут жить в палатках, однако им будут предоставлены комфортные уборные и душевые кабины. Также по нормам «Росмолодёжи» на территории лагеря установят огромные учебные шатры, которые смогут вместить в себя до 800 слушателей одновременно – для встречи с федеральными гостями форума. 
Особое внимание организаторы уделили безопасности. Территорию форума будет контролировать частная охранная служба, казаки, народные дружины, а также сотрудники полиции в штатском. Питаться участники форума будут централизовано в две смены. 
Как подчеркнул заместитель директора АУ «Региональный молодёжный центр» Алексей Кислер в лагере создаются условия для людей с ограниченными возможностями здоровья. 
- При необходимости к каждому будет приставлен волонтер. Добровольными помощниками изъявили желание стать уже 180 студентов ВУЗов Югры. В основном они станут кураторами команд. Также мы провели специальный отбор медиаволонтёров – это специалисты по пиару и работе со СМИ. Отмечу, что с 16 января о форуме «УТРО» в окружных и федеральных СМИ вышло 516 материалов – в завершении отметил Алексей Кислер. 
Как резюмировал встречу главный федеральный инспектор по Югре Дмитрий Кузьменко: форум «УТРО-2016» в Югре обещает стать более масштабным, чем в других регионах. Поэтому снижать темпы подготовки к форуму не стоит. Главное, чтобы всё было интересно и безопасно.